Blog GPS1.RO

Fiecare SRL trebuie să aibă cel puțin un administrator. Administratorul este persoana împuternicită pentru a gestiona activitatea SRL-ului

>>> În lumea afacerilor, succesul unei firme este adesea atribuit viziunii și strategiei sale, însă puțini recunosc contribuția crucială a administratorului în realizarea acestor obiective. În acest articol, vă vom explica care este rolul, dar și care sunt drepturile și obligațiile unui administrator într-o firmă modernă. Administratorul este reprezentantul acționarilor/deținătorilor de părți sociale într-o firmă. Într-un SRL pot fi unul sau mai mulți administratori, asociați sau neasociați. Aceștia sunt numiți prin Actul Constitutiv sau de Adunarea Generală. Administratorul este responsabil pentru toate activitățile desfășurate de firmă, iar acestea nu se pot delega decât în situații excepționale. Totodată, administratorul răspunde de: operațiunile firmei, relația cu partenerii, bunurile/activele companiei, actele companiei, contabilitatea, taxele companiei și relația cu acționarii companiei.Ce rol are administratorul la înființarea firmei:să îndeplinească formalitățile preliminare înființării societății, dar și cele de începere a funcționării acesteia;să urmărească efectuarea de către asociat/asociați a plăților datorate;să depună la Registrul Comerțului semnătura și declarația pe propria răspundere conform căreia îndeplinește condițiile legale pentru a fi administrator în cadrul societății.De asemenea, firma trebuie sa țină, prin grija administratorului, un registru al asociaților în care se vor înscrie, după caz: numele și prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul părților sociale sau orice altă modificare privitoare la acestea.Care sunt obligațiile unui administrator:Să mențină gestiunea firmei. El este responsabil de patrimoniul firmei (mijloacele fixe, stocurile, creanțele de la client dar și datoriile);Să garanteze întru totul desfășurarea legală a activității economice și realizarea obiectelor de activitate;Să reprezinte societatea. În această calitate verifică și semnează documente oficiale în locul asociatului unic sau al asociaților. Acest drept nu se poate transmite decât dacă acest lucru este prevăzut în Actul Constitutiv;Are datoria să preia și să păstreze documentele oficiale privind înființarea societății comerciale;Este responsabil pentru organizarea și conducerea contabilității firmei. El răspunde pentru bilanțul firmei, contul de profit și pierderi, garantează plata dividendelor și asigură repartizarea acestora;Are obligația să mențină corect registrele cerute de lege;Are rol executiv în firmă, fiind purtătorul voinței sociale a acesteia. El întocmește toate actele și faptele necesare punerii în practică a acțiunilor.Are obligația să convoace Adunarea Asociaților la sediul social și să participe la toate Adunările Generale ale Asociaților, la consiliile de administrație și la organele de conducere similare ale acestora. La aceste adunări, administratorul are rol executiv, spre deosebire de asociat, care are rol decizional.După fiecare modificare a Actului Constitutiv, administratorii vor depune la Registrul Comerțului actul modificator și textul complet al Actului Constitutiv, actualizat cu toate modificările. Ce drepturi are un administrator:Are dreptul să participe la toate întrunirile organizate de fondatorii firmei;Are dreptul să semneze documentele oficiale fără să ceară acordul asociaților sau al asociatului unic în cazul încheierii unor contracte. Fondatorii firmei trebuie să accepte și să respecte decizia luată de administrator, altfel societatea comercială poate ajunge în instanță sau poate fi executată silit;Deciziile administratorului nu pot fi modificate de asociați, însă administratorul poate fi concediat în urma unor neînțelegeri.Ce răspundere are administratorul într-un SRL:Administratorul este solidar răspunzător față de societate pentru:realitatea vărsămintelor efectuate de asociați;existența reală a dividendelor plătite;existența registrelor cerute de lege și corecta lor ținere;exacta îndeplinire a Hotărârilor Adunărilor Generale;stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea și Actul Constitutiv le impun.Cine nu poate să fie administrator:Nu pot fi administratori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile ori care au fost condamnate pentru infracțiuni contra patrimoniului prin nesocotirea încrederii, infracțiuni de corupție, delapidare, infracțiuni de fals în înscrisuri, evaziune fiscală, infracțiuni prevăzute de legea pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării actelor de terorism, republicată, sau pentru infracțiunile prevăzute de prezenta lege.Administratorul unui SRL poate fi o persoană fizică, dar și o persoană juridică (altă companie). Administratorul poate fi unul dintre asociați sau o persoană din afara societății. La SRL administratorul poate avea și calitatea de salariat, astfel o singură persoană poate fi asociat, administrator și salariat.Administratorul trebuie să fie o persoană fizică majoră, trebuie să nu aibă cazier fiscal și să nu fie condamnată pentru anumite fapte de natură penală, cum sunt gestiunea frauduloasă, abuzul de încredere, fals, uz de fals, înșelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, spălare de bani și alte câteva infracțiuni. Poate fi, însă, administrator o persoană care a fost, de exemplu, condamnată pentru o infracțiune de conducere pe drumurile publice sub influența unor substanțe interzise, sau o persoană condamnată pentru fapte de violență.Administratorul este cel care trebuie să aducă la îndeplinire hotărârile adunărilor generale a asociaților. Asociații pot decide, de exemplu, să extindă activitate societății într-un alt oraș, iar administratorul este cel care va trebui să se ocupe de semnare contractului de închiriere pentru spațiu, de efectuare formalităților la registrul comerțului pentru deschiderea punctului de lucru, de angajarea personalului etc. Un alt exemplu, asociații pot extinde afacerea într-un alt domeniu de activitate (construcții), unde sunt necesare achiziții de utilaje și scule, unde este nevoie de personal suplimentar etc. De toate acestea se va ocupa administratorul.La fel, administratorul este cel care se ocupă de efectuarea formalităților de înființare a firmei. Prin grija lui se depun actele la registrul comerțului. El este cel care trebuie să identifice ulterior un contabil având în vedere că la SRL contabilitatea se ține de o astfel de persoană, să obțină avizele sau autorizațiile necesare cand este necesar acest lucru.În esență, activitatea administratorului presupune semnarea contractelor, fie că acestea sunt pentru achiziționarea de utilaje sau scule, fie că sunt contracte individuale de muncă, de prestării de servicii sau de colaborare. Astfel, administratorul este persoana care are dreptul de semnătură într-o companie, respectiv persoana care angajează firma în contractele pe care aceasta le semnează, el fiind reprezentantul legal al societății.Administratorul trebuie să facă ce i s-a cerut de către asociați prin actul constitutiv sau. În practică, de cele mai multe ori în actul constitutiv se stipulează că administratorul are puteri depline, ceea ce însemnă că poate și trebuie să facă orice este în beneficiul societății și în acord cu legea.Există și situații în care atribuțiile administratorului sunt mai bine conturate, de regulă în companii mai mari. De exemplu, un administrator se va ocupa doar de partea de logistică, altul de producție etc. Există, totodată, situații în care se impun anumite limitări, cum este, de exemplu, cazul în care administratorul nu poate să semneze contracte mai mari de 10.000 Euro decât dacă obține și acordul asociaților.Nu în ultimul rând, administratorul trebuie să facă tot ce legea impune în sarcina lui.Răspunderea administratorilor SRL:Trebuie făcută diferența între răspunderea pe care o are administratorul față de SRL-ul pentru care își desfășoară activitatea și răspunderea lui față de terți (toate celelalte persoane).Răspunderea administratorilor față de societate este reglementată de art. 42 din Legea societăților potrivit căruia:Obligațiile și răspunderea administratorilor sunt reglementate de dispozițiile referitoare la mandat și de cele special prevăzute în această lege.Mai sunt relevante și dispozițiile art. 43 din Lege.Acestea sunt obligațiile care derivă din lege, însă există un număr mare de obligații pe care le au administratorii unui SRL și care derivă, așa cum am arătat mai sus, din hotărârile asociaților, din actul constitutiv. Încălcarea acestor obligații reprezintă tot o încălcare a legii.Răspunderea administratorului față de societate (răspunderea este față de societate și nu față de asociați), la care ne vom referi în cele ce urmează, poate fi atrasă atunci când acesta nu își îndeplinește sau își îndeplinește defectuos atribuțiile care rezultă din lege, actul constitutiv și hotărârile adunări generale a asociaților.Fapta administratorului poate să consta într-o acțiune, cum poate fi, de exemplu, semnarea unui contract păgubos pentru societate. Fapta poate consta și într-o inacțiune, iar aici putem aminti refuzul de a pune în executare o hotărâre a asociaților sau omisiunea obținerii unui aviz, ori autorizație necesare pentru desfășurare activității etc.Obligațiile pe care le are administratorul unui SRL sunt obligații de diligență sau mijloace, adică obligația de a face tot ce este necesar pentru atingerea scopului sau a rezultatului promis. De exemplu, obligația doctorului de a recurge la toate mijloacele pentru însănătoșirea pacientului, obligația administratorului de a face tot ce trebuie pentru ca societatea să obțină profit sau să maximizeze profitul. Administratorul unui SRL nu are o obligație de rezultat, adică realizarea profitului. Este firesc să fie așa având în vedere că o afacere poate fi supusă unor factori externi care să fie greu de anticipat sau chiar imposibil de depășit.Cum se va aprecia culpa sau vina administratorului? Pentru aprecierea acestui aspect este important dacă administratorul primește o remunerație sau nu pentru activitatea pe care o desfășoară.Dacă primește bani răspunderea este obiectivă. Adică nu este relevant dacă administratorul are sau nu o culpă pentru prejudiciul produs societății, el răspunde și pentru cea mai ușoară culpă. Această răspundere este similară cu răspunderea proprietarului unui imobil sau a unui animal care cauzează unei alte persoane sau proprietăți un prejudiciu, chiar dacă proprietarul nu a avut intenția producerii lui.Dacă nu este remunerat pentru activitatea pe care o desfășoară, atunci răspunderea este subiectivă. Societatea trebuie să dovedească faptul că administratorul este vinovat sau culpabil pentru prejudiciul produs. Dacă în cazul răspunderii obiective nu trebuie să se dovedească vinovăția administratorului, în cazul răspunderii subiective administratorul trebuie să fie găsit vinovat. Poate a fost neglijent, imprudent sau poate a acționat cu intenție.Prin actul constitutiv se poate deroga de la regulile de mai sus și se pot introduce clauze de atenuare a răspunderii. De exemplu, se pot introduce clauze prin care administratorul este absolvit pentru greșeli minore, însă nu se pot introduce clauze care să-i înlăture întru totul răspunderea.Dacă sunt mai mulți administratori răspunderea este solidară, indiferent că aceștia lucrează împreună sau separat. Dacă asociații numesc mai mulți administrator sunt obligați să stipuleze modul în care vor lucra administratori. Dacă hotărăsc că administratorii lucrează împreună, atunci orice act trebuie semnat de toți. Dacă administratorii lucrează separat fiecare din ei poate să semneze orice act fără să fie nevoie și de prezența celuilalt/celorlalți administratori. De exemplu, pentru deschiderea unui cont la banca trebuie să se prezinte ambii administratori dacă asociații au hotărât că aceștia lucrează împreuna sau doar unul din ei dacă s-a decis că vor lucra separat.Indiferent că lucrează împreuna sau separat răspunderea este solidară, adică răspund împreună pentru prejudiciul produs societății. Acest fapt ii obligă la o diligență și o supraveghere reciprocă.Pe de altă parte, legea prevede la mandat, text aplicabil administratorilor, că mandantul (societatea) este obligat să repare prejudiciul suferit de către mandatar (administratorul) în executarea mandatului, dacă acest prejudiciu nu provine din culpa mandatarului (administratorului). De exemplu, dacă administratorul merge cu autoturismul proprietate personală în interesul firmei și pe drum îi sare o piatră pe capotă sau în parbriz, societatea este cea care ar trebui să-l despăgubească.Drepturile administratorului SRL:Administratorul are dreptul la remunerație, dacă prin contractul semnat cu societatea i s-a recunoscut acest drept, dar și orice alte drepturi stipulate în contract.Potrivit regulilor de la mandat, aplicabile raportului dintre administrator și societate, mandatarul (administratorul) are un drept de retenție asupra bunurilor primite, a bunurilor societății, până ce ii se plătesc sumele cuvenite din contract.Administratorul are dreptul să renunțe la mandat. Astfel, poate să iasă din firmă fără să fie necesar vreun acord al asociaților în acest sens, însă trebuie să-i notifice. Totodată, renunțarea la mandat nu trebuie făcută într-un mod în care să prejudicieze societatea. De exemplu, administratorul renunță la mandat într-un moment în care societatea trebuia să semneze un contract important pe care aceasta, contract pe care îl pierde ca urmare a renunțării la mandat.