Blog GPS1.RO

În domeniul afacerilor din România, schimbările legislative pot fi copleșitoare, mai ales când vine vorba de reglementări fiscale. Digitalizarea ANAF, cu noile sale cerințe și termene limită, nu face excepție

>>> Una dintre cele mai importante reforme la nivelul administrației publice, digitalizarea ANAF implementeaza serie de sisteme și instrumente noi care ajuta statul la controlul mai riguros al finantelor dar produce și disconfort și haos în mediul de afaceri.De la începutul anului 2024, e-Factura a devenit obligatorie pentru majoritatea tranzacțiilor B2B și B2G. Acest sistem, care presupune încărcarea facturilor în format XML în Spațiul Privat Virtual (SPV) în termen de 5 zile, respectiv descărcarea facturilor de cumpărare, poate părea complicat la prima vedere.Gândește-te la toate facturile pe care le emiți și le primești lunar, la necesitatea de a le converti în formatul corect și de a le încărca în sistemul ANAF la timp. Poate fi o adevărată provocare, mai ales pentru antreprenorii ocupați care au deja multe pe cap.Trimiterea facturilor: Cu un singur clic, facturile tale, sunt convertite automat în format XML și trimise către ANAF. Programul de facturare electronica face treaba automat pentru tine. Nu mai trebuie să te preocupi de conversii manuale sau de erori de format. Factura electronica se ocupă și de descărcarea facturii validate de ANAF, păstrând-o în siguranță în contul tău, astfel încât să ai întotdeauna acces la ea.Primirea facturilor: Programul de facturare electronic descarcă automat facturile primite de la ANAF . Tu trebuie doar să le platesti. Gândește-te cât timp economisești pentru că nu mai ești nevoit să verifici manual SPV-ul și să descarci fiecare factură în parte.e-TVA: Decontul pre-completat de TVAe-TVA, decontul pre-completat de TVA bazat pe datele din e-Factura și e-Case de marcat, promite să simplifice procesul de raportare fiscală.Generarea și depunerea: ANAF generează decontul pre-completat pe baza datelor colectate din sistemul său, iar contabilul tău îl compară cu propriul tău decont, pregătit conform datelor din contabilitatea ta. Dacă există diferențe, trebuie justificate printr-o notă explicativă.Notificări și termene limită: ANAF te va notifica prin SPV în cazul în care există diferențe semnificative între cele două deconturi. Ai la dispoziție 10 zile de la data primirii notificării pentru a trimite nota justificativă. Nerespectarea termenului poate duce la sancțiuni, inclusiv inspecții fiscale sau controale antifraudă.Un program de facturare electronica performant este comunica permanent cu ANAF, va avea acces la toate informațiile puse la dispoziție în SPV și va putea utiliza toate aceste detalii imediat. Accesul la informații va face ca răspunsul la notificarea de conformare sa fie făcut în cele mai bune condiții, fără completare manuală și fără greșeli de introducere date.SAF-T, fișierul electronic care conține date financiar-contabile detaliate, este deja obligatoriu pentru companiile mari și mijlocii, iar din 2025 va fi obligatoriu și pentru companiile mici.Ce este SAF-T? Imaginează-ți SAF-T ca pe o radiografie detaliată a contabilității tale. Este un fișier XML complex care conține informații despre toate tranzacțiile și datele contabile ale companiei, de la înregistrări în jurnal și balanțe de verificare, la detalii despre clienți, furnizori, stocuri și mijloace fixe.Ce trebuie să faci? Trebuie să te asiguri că cerințele SAF-T, identificarea elementelor de date obligatorii sunt percepute corect de către contabilul tău, respectiv că acesta va putea garanta acuratețea și completitudinea datelor. Contabilul tău trebuie să se pregătească pentru depunerea lunară sau trimestrială a Declarației informative D406. Este un proces complex care necesită atenție și rigurozitate.Nedepunerea la termenele prevăzute de lege a Declarației informative D406 sau depunerea incorectă ori incompletă atrage contravenții, în conformitate cu prevederile art. 337 din Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, după cum urmează: amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei în cazul nedepunerii acestei declarații în termenele legale, amendă de la 500 lei la 1.500 lei în cazul depunerii de declarații incorecte or incomplete.Peste 15.000 de notificări au ajuns, pe 20 august, la contribuabili, după ce ANAF a semnalat diferite erori sau inadvertențe în Fișierul standard de control fiscal (SAF-T), cel mai stufos sistem din revoluția digitalizării fiscale.Odată trimise notificările, pare că este treaba firmelor sau a consultanților plătiți de ele să deslușească erorile pe care ANAF-ul semi-digitalizat nu a reușit să le rezolve intern.Temerile mediului de afaceri sunt ca același tip de demersuri să se întâmple și pentru controversatul RO e-TVA. Așteptarea e că firmele se vor trezi cu noi bătăi de cap și, mai ales, muncă suplimentară.Așa se face că, în acest moment, marea transformare a ANAF a creat un dublu paradox: în loc să scadă birocrația, a generat o nouă birocrație digitală, care, în anumite situații, s-a suprapus peste cea existentă deja la nivelul mediului de afaceri. Iar pe de altă parte, efortul ANAF de a se asigura că datele încărcate prin diversele raportări digitale sunt corecte a fost transferat către mediul de afaceri, atrage atenția, într-o conversație cu Panorama, Mitel Spătaru, Tax Partner la Crowe România, cu două decenii de experiență în domeniul financiar-contabil și fiscal.Despre neajunsurile e-revoluției ANAF, dar mai ales când vom vedea și efectele benefice pe care trebuie să le producă digitalizarea puteți citi pe larg în interviul de mai jos.Digitalizarea ANAF, văzută din mediul de afaceri. Se tot vorbește de revoluția aceasta a digitalizării ANAF. Noi știm tot felul de episoade din această digitalizare. Ca imagine de ansamblu, cum ați zice că merge digitalizarea ANAF? Cum se vede în mediul de business? . Administratorii de firme și contabilii vad situatia asa: Din punctul lor de vedere , se vede multă grabă, lipsă de predictibilitate și îngreunarea activității contribuabililor. Ne gândim aici în mod specific la persoanelor care lucrează în departamentele financiar-contabile ale companiilor, unde pare că ar fi oportun să redefinim fișa postului, deoarece mare parte din timpul lor de lucru este dedicat rezolvării notificărilor primite de la ANAF. Cu alte cuvinte, au devenit angajați part-time la ANAF, pro bono.În primul rând, constientizam cu toții faptul că procesul de digitalizare demarat de ANAF are la bază intenții, fiind de facto și o cerință repetată a mediului de afaceri, precum și unul din obiectivele asumate de România prin PNRR privind digitalizarea și de îmbunătățire a sistemelor de administrație publică, în general. În ciuda acestui lucru, ritmul cu care ANAF a ales să facă această implementare forțată a sistemelor digitale nu ține cont și de viața reală a companiilor, care sunt forțate să-și schimbe agenda de lucru abrupt și să facă loc raportărilor care vin în valuri. Ne referim aici la SAF-T, după aceea e-Transport, e-Sigiliu, e-Factura și acum se discută foarte aprins despre RO e-TVA.Or, în alte state, inclusiv din zona noastră, lucrurile s-au făcut în cu totul alt ritm, cu luarea în considerare a evitării destabilizării mediului de business, Polonia fiind un exemplu in acest sens. La noi, dimpotrivă, se accelerează foarte tare aceste lucruri, însă fără să fie corelate și cu realitatea faptică. De aici și protestele recente, denumite generic „Fără haos în legislaţia fiscală”, care au reunit deopotrivă profesioniști contabili, consultanți și antreprenori. Astfel, ne putem afla în multe situații în care timpul alocat lucrului în beneficiul companiei și bunului mers al business-ului să fie deficitar în raport cu timpul alocat raportărilor și comunicării cu ANAF.Cauza principală fiind aceea că aceste sisteme nou implementate au forțat oarecum contribuabilii să se adapteze repede și în timp real la raportările din noile sisteme digitale (SAF-T, e-Transport, e-Factura etc.), pe lângă declarațiile deja existente în legislație de ceva vreme, la care, apropo, nu s-a renunțat.Urmare a valului de notificări transmise de ANAF drept consecință a procesării datelor din SAF-T, suntem acum în situația în care constatăm că sunt foarte multe erori de procesare și de prelucrare a datelor, mai curând din cauze interne, pe care ANAF vrea să le rezolve tot cu ajutorul nostru, al mediului de afaceri. Spre exemplu, în notificările privind inconsistențele evaluate la depunerea datelor prin declarația pentru SAF-T, se menționează erori și aspecte care, ulterior verificării de către persoanele responsabile din cadrul companiilor, se constată că sunt cauzate de probleme sistemice interne ale ANAF, și nu de erori sau omisiuni de raportare din partea contribuabililor.Un argument în acest sens constă în faptul că notificările cuprind, în marea lor majoritate, aceleași erori valabile pentru toți contribuabilii care le-au primit. Cu alte cuvinte, toate companiile vizate de aceste notificări au făcut fix aceleași erori, ceea ce este puțin probabil să se fi întâmplat în realitate. De aici temerea noastră că, în fapt, la nivelul ANAF se încearcă acum corectarea sistemelor interne de prelucrare a datelor furnizate de contribuabili, tot cu ajutorul contribuabililor, și nu cu resurse interne, cum ar fi fost firesc. Ulterior, după ce s-au asigurat că au prelucrat, procesat datele corect și complet, am fi de părere că se impune notificarea contribuabililor, țintit acolo unde sunt erori flagrante sau avem o analiză de risc consistentă în spate.A aparut in mediul de afaceri un nou termen care se numeste e-Birocrația. Deocamdată, în mod paradoxal, digitalizarea, al cărei scop trebuie să fie reducerea evaziunii fiscale, creșterea colectării și reducerea birocrației, are niște efecte adverse, nu neapărat efecte adverse, cât mai curând colaterale, materializate în creșterea muncii administrative, și nu în reducerea acesteia, cum ar fi fost firesc să se întâmple.Dintre toate modificările fiscale și e-urile care au intrat în vigoare până acum, din perspectiva mediului de afaceri, care a avut cel mai mare impact? Mă refer aici fie la raportare, la relația cu autoritatea fiscală, felul în care îți faci treaba – pentru că sunt companii, mă gândesc la e-Transport, de exemplu, a căror activitate a fost perturbată mult de nevoia de a se adapta.SAF-T a avut un impact major, prin volumul mare de informații care a trebuit să fie prelucrat și trebuie prelucrat în continuare pentru raportare. Practic, prin SAF-T, se descarcă aproape întreaga contabilitate a unei companii în timp real, direct în serverele ANAF. Și aici e, spuneam, foarte mult volum de date și foarte multă muncă de mapare inițială.Celelalte două, ca impact, sunt e-Transport și e-Factura, care au fost lansate aproape în același timp. La e-Factura a fost, din nou, o chestiune de volum și, să zicem, efortul companiilor de a se adapta. E-Transportul a avut ca particularitate suplimentară faptul că, pentru a avea o raportare corectă, trebuie să cunoști și să ai în vedere foarte multe elemente de logistică, care nu sunt la îndemâna unui contabil sau a unei persoane din departamentul financiar, ci trebuie să ai o corelație foarte bună de informații între conducătorii auto, cei care fac efectiv transport, între oamenii de la logistică, care încarcă și manipulează bunurile și terminând cu persoanele din financiar sau contabilitate, care au acces la facturi, documentele de transport și așa mai departe.Practic, e-Transport a angrenat tot acest lanț logistic, de la încărcarea bunurilor până la documentarea care ajunge la financiar, în comparație cu alte sisteme care au aruncat greutatea, ca să zicem așa, mai mult în zona oamenilor din echipele de financiar-contabilitate și IT. Pe când e-Transport a implicat mult mai multă lume pe lanț, de aici și toate dificultățile de care vorbim.O firma mare e ca un vapor mare, care se cârmuiește mai greu – și de aici dificultățile cauzate de volumul mare de informații, numărul mare de personal alocat, modificarea unor sisteme de IT mai sofisticate, conectate global și așa mai departe. Pentru o firma mică poate fi aparent mai ușor de adaptat, presupunând că are un volum de tranzacții mai mic, dar poate fi mai dificil din perspectiva costurilor de implementare necesare la un moment dat ca să se adapteze acestor schimbări rapide.Că tot vorbeam de scopurile digitalizării ANAF: unul ratat, pe moment, spuneți că e partea de debirocratizare, dat fiind că, deocamdată, birocrația de pe hârtie s-a transformat într-o birocrație digitală. Alt scop e creșterea colectării și reducerea decalajului de TVA, care rămân o problemă, din toate datele de până acum.Aceste efecte nu au cum să fie vizibile acum. Va trebui să treacă un timp suficient de procesare a datelor și de analiză din partea ANAF, ca sa putem vorbi de analize consistente cu cifre reale pe masă și să vedem dacă, într-adevăr, aceste sisteme au dat roade, în special în ceea ce privește reducerea gap-ului de TVA, despre care se tot vorbește. Avem exemple pozitive. Sunt deja țări care au implementat diverse sisteme similare cu ale noastre, poate într-o formă mai puțin complexă ca a noastră, și au avut rezultate – Italia ar fi un caz care îmi vine în minte acum.Cred că e o chestiune de minimum un an, de la introducerea SAF-T și e-Factura ca să vedem niște efecte reale. Digitalizarea ANAF poate părea o provocare, dar citirea articolelor de pe blogul GS1.RO te poate ajuta sa poți face fața la această provocare . Nu lăsa schimbările legislative să te copleșească. Citeste și descoperă, ia decizii informate pentru viitorul afacerii tale.